Richtlinie verwenden
ZWECK
Die Parkland Community Library unterhält Tagungsräume zur Nutzung durch gemeinnützige Organisationen und Gemeindegruppen, wenn diese Räume nicht für von der Bibliothek gesponserte Programme genutzt werden.
Die Bibliothek befürwortet die von der American Library Association in der Library Bill of Rights verabschiedeten Grundsätze zur Nutzung von Versammlungsräumen, in denen es heißt: „Bibliotheken, die Versammlungsräume, Ausstellungsflächen oder andere öffentlich zugängliche Einrichtungen unterhalten, sollten diese allen zu gleichen Bedingungen zur Verfügung stellen Personen, ungeachtet ihres Glaubens oder ihrer Zugehörigkeit.“
Die Genehmigung zur Nutzung eines Besprechungsraums stellt keine Befürwortung der Positionen oder Überzeugungen einer Gruppe oder Organisation durch die Bibliothek dar.
Bei Rückfragen E-Mail: meetroom@parklandlibrary.org
Angenommen am 4
Politik
Die Parkland Community Library stellt ihren Raum allen qualifizierten Gruppen zu gleichen Bedingungen nach Maßgabe der folgenden Regelungen zur Verfügung:
Alle Sitzungen müssen kostenlos und für die Öffentlichkeit zugänglich sein
Das Bibliothekspersonal hat jederzeit uneingeschränkten Zugang zum Raum. Für kein Programm dürfen Gebühren, Abgaben oder Spenden erhoben oder erbeten werden.
Der Tagungsraum darf nicht für kommerzielle und/oder gewinnorientierte Zwecke genutzt werden.
Von der Bibliothek gesponserte Programme haben Vorrang vor allen anderen Tagungsraumreservierungen. Die Bibliothek behält sich das Recht vor, Reservierungen für Besprechungsräume jederzeit zu stornieren, wenn es zu Konflikten mit einem von der Bibliothek gesponserten Programm kommt. In diesen Fällen wird die Organisation kontaktiert. Die Bibliothek ist nicht dafür verantwortlich, Gruppenmitglieder über Stornierungen zu informieren oder eine Änderung des Sitzungsraumplans anzukündigen.
Programme dürfen die Nutzung der Bibliothek durch andere nicht stören. Alle Personen, die den Besprechungsraum nutzen, unterliegen den Verhaltensregeln der Bibliothek.
Von allen Gruppen, die den Besprechungsraum nutzen, wird erwartet, dass sie ihn in einem sauberen und ordentlichen Zustand hinterlassen. Sie haften für Schäden am Eigentum der Bibliothek. Die Bibliothek stellt der Gruppe oder Organisation eine Gebühr in Rechnung, wenn ein Reinigungs- oder Wartungsdienst erforderlich ist. Die Mindestgebühr beträgt 25 $.
Es können leichte Erfrischungen serviert werden. Die Organisation ist für die Bereitstellung aller Utensilien und Geräte verantwortlich und ist für die sofortige Reinigung des Besprechungsraums und des Küchenbereichs verantwortlich.
Die Räume müssen 30 Minuten vor Schließung der Bibliothek geräumt werden.
Um die Nutzung der Tagungsräume für vielfältige Veranstaltungen zu fördern und allen qualifizierten Gruppen Zugang zu diesem Service zu ermöglichen, darf keine Gruppe Tagungsräume mehr als 60 Tage im Voraus reservieren und keine Gruppe darf einen Tagungsraum mehr als 12 Mal im Jahr buchen -monatiger Zeitraum.
Die Bibliothek übernimmt keine Verantwortung für die Sicherheit der in die Sitzungsräume eingebrachten Gegenstände. Die Bibliothek stellt einer Gruppe oder Organisation keine Lagerung von Material oder Ausrüstung zur Verfügung.
Alkohol und Tabakprodukte, einschließlich E-Zigaretten, sind im Tagungsraum nicht gestattet. Im Tagungsraum dürfen keine offenen Flammen, Kerzen oder Räucherstäbchen verwendet werden.
Weder der Name noch die Adresse der Parkland Community Library dürfen als Adresse oder Hauptsitz einer Gruppe oder Organisation verwendet werden.
Die Bibliothek behält sich das Recht vor, alle bei Sitzungen verteilten Materialien zu überprüfen und die Anbringung von Beschilderungen auf dem Bibliotheksgelände zu genehmigen.
Der Tagungsraum muss von einem Erwachsenen (mindestens 18 Jahre) reserviert werden. Personen, die Kinder zu Treffen mitbringen, müssen die Verantwortung für deren Fürsorge und Verhalten übernehmen.
Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann dazu führen, dass einer Gruppe die Privilegien für den Besprechungsraum entzogen werden.
Bei dringenden Stornierungen muss die Bibliothek mindestens 1 Stunde vor der Reservierung benachrichtigt werden.
An Wänden, Decke, Boden, Möbeln oder verschiebbaren Raumteilern dürfen keine Befestigungen angebracht werden.
Die Telefon- und E-Mail-Adressen der Bibliothek dürfen in keiner Werbung für das Treffen enthalten sein, es sei denn, das Programm wird von der Bibliothek mitgesponsert.
Glücksspiele oder Glücksspiele jeglicher Art sind nicht gestattet, es sei denn, es handelt sich um eine von der Bibliothek gesponserte Spendenaktion.
Der Direktor kann von Zeit zu Zeit Regeln und Vorschriften für die Planung und Nutzung von Sitzungsräumen der Bibliothek erlassen.
Besondere Ausnahmen von der Richtlinie können vom Vorstand in Betracht gezogen werden.
Raumeinrichtung
Das Bibliothekspersonal ist nicht für die Raumeinrichtung oder das Umstellen von Möbeln oder Geräten vor einer Besprechung verantwortlich. Die Organisationen sind für die Einrichtung des Raums verantwortlich und müssen den Raum nach Abschluss des Meetings wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen. Eine Nichteinhaltung kann zur Aussetzung der Konferenzraumprivilegien einer Gruppe führen. Tische und Stühle sind vorhanden.
Verfügbare Ausrüstung
Zu den verfügbaren Geräten, die zum Zeitpunkt der Bewerbung angefordert werden können, gehören Smart TV/Chromecast, Podium und Mikrofon.
Geschultes Bibliothekspersonal leistet, wenn es im Gebäude ist, grundlegende Hilfestellung bei der Verwendung von bibliothekseigenen Geräten. Wenn kein Personal verfügbar ist, stellt die Bibliothek einfache schriftliche Anweisungen für die Verwendung der Geräte zur Verfügung.
Die Nutzung des Besprechungsraums ist abhängig von der Annahme der Besprechungsraumrichtlinie der Bibliothek.
Die Mietgebühren für Tagungsräume beinhalten die Nutzung der Räume bis zu 4 Stunden oder bis 30 Minuten vor Schließung der Bibliothek, je nachdem, was zuerst eintritt.
Tagungsraum – Maximalbelegung – 60 Personen – 20.00 $.
Auf diese Gebühr kann nach Ermessen der Parkland Community Library verzichtet werden. Die Anmietung von Besprechungsräumen muss spätestens 30 Minuten vor der geplanten Schließungszeit der Bibliothek für diesen Tag enden, damit das Bibliothekspersonal Zeit hat, die Besprechungsräume für die Aktivitäten am nächsten Tag vorzubereiten. Die Zahlung der Mietgebühr muss dem unterschriebenen Antrag beigefügt sein, oder Ihrem Antrag muss eine Kreditkartenquittung der Ausleihtheke beigefügt sein.
Vermietungsorganisationen sind für alle Schäden verantwortlich, die an Böden, Wänden oder Geräten entstehen, und es werden ihnen die vollen Reparatur- oder Ersatzgebühren in Rechnung gestellt. Die Bibliothek behält sich das Recht vor, eine Gebühr zu erheben, wenn Einrichtungen gereinigt werden müssen. Es steht kein Betreuungsdienst zur Verfügung. Vor oder nach dem Meeting ist keine Aufbewahrung von Gegenständen der Organisation möglich.
Bewerbung & Versicherung
Die folgenden Aussagen gelten für alle Organisationen, die Besprechungsräume mieten.
Ein unterschriebenes Reservierungsformular für Besprechungsräume muss ausgefüllt und spätestens 7 Tage vor der Besprechung eingereicht werden. Reservierungen können nicht garantiert werden, wenn Formulare später als 7 Tage im Voraus eintreffen.
Das Antragsformular muss von einem bevollmächtigten Vertreter der Gruppe unterschrieben werden, der an der Sitzung teilnehmen soll und für das Verhalten der Sitzungsteilnehmer und für etwaige Schäden verantwortlich ist.
Jede Bewerbung wird geprüft und der Ansprechpartner erhält eine Bestätigung.
Die Besprechungsräume gelten nicht als geplant, bis die Bestätigung gesendet wird.
Gemeinnützige Unternehmen müssen eine angemessene Versicherung für Personen- und Sachschäden abschließen.
Aus dem Versicherungszertifikat muss hervorgehen, dass die Parkland Community Library und South Whitehall Township als zusätzliche Versicherte in der Police aufgeführt sind, und es muss eine Freistellungserklärung des Präsentators enthalten sein. Es werden keine Ausnahmen gemacht.
Bewerbungen können in der Bibliothek abgegeben, per Post oder per E-Mail an gesendet werden meetroom@parklandlibrary.org