Richtlinie verwenden
ZWECK
Die Parkland Community Library unterhält Tagungsräume zur Nutzung durch gemeinnützige Organisationen und Gemeindegruppen, wenn diese Räume nicht für von der Bibliothek gesponserte Programme genutzt werden.
Die Bibliothek befürwortet die von der American Library Association in der Library Bill of Rights verabschiedeten Grundsätze zur Nutzung von Versammlungsräumen, in denen es heißt: „Bibliotheken, die Versammlungsräume, Ausstellungsflächen oder andere öffentlich zugängliche Einrichtungen unterhalten, sollten diese allen zu gleichen Bedingungen zur Verfügung stellen Personen, ungeachtet ihres Glaubens oder ihrer Zugehörigkeit.“
Die Genehmigung zur Nutzung eines Besprechungsraums stellt keine Befürwortung der Positionen oder Überzeugungen einer Gruppe oder Organisation durch die Bibliothek dar.
Bei Rückfragen E-Mail: jackd@parklandlibrary.org
Angenommen am 3
Politik
Die Parkland Community Library stellt ihren Raum allen qualifizierten Gruppen zu gleichen Bedingungen nach Maßgabe der folgenden Regelungen zur Verfügung:
1. Alle Sitzungen müssen kostenlos und öffentlich sein, und das Bibliothekspersonal muss jederzeit uneingeschränkten Zugang zum Raum haben. Für kein Programm dürfen Gebühren, Abgaben oder Spenden erhoben oder erbeten werden.
2. Der Tagungsraum darf nicht für gewerbliche und/oder gewinnorientierte Zwecke genutzt werden.
3. Von der Bibliothek gesponserte Programme haben Vorrang vor allen anderen Besprechungsraumreservierungen. Die Bibliothek behält sich das Recht vor, Besprechungsraumreservierungen im Falle eines Konflikts mit einem von der Bibliothek gesponserten Programm jederzeit zu stornieren. In diesen Fällen wird die Organisation kontaktiert. Die Bibliothek ist nicht dafür verantwortlich, Gruppenmitglieder über Stornierungen zu informieren oder eine Änderung der Besprechungsraumplanung bekannt zu geben.
4. Programme dürfen die Nutzung der Bibliothek durch andere nicht stören. Alle Personen, die den Besprechungsraum benutzen, unterliegen den Verhaltensregeln der Bibliothek.
5. Von allen Gruppen, die den Versammlungsraum benutzen, wird erwartet, dass er diesen in einem sauberen und ordentlichen Zustand hinterlässt und für Schäden an Bibliothekseigentum verantwortlich ist. Die Bibliothek stellt der Gruppe oder Organisation Gebühren in Rechnung, wenn Reinigungs- oder Wartungsdienste erforderlich sind. Die Mindestgebühr beträgt 25 $.
6. Leichte Erfrischungen können serviert werden. Die Organisation ist verantwortlich für die Bereitstellung aller Utensilien und Geräte und ist für die sofortige Reinigung des Besprechungsraums und des Küchenbereichs verantwortlich.
7. Die Zimmer sind 30 Minuten vor Schließung der Bibliothek zu räumen.
8. Um die Nutzung ihrer Tagungsräume für verschiedene Veranstaltungen zu fördern und allen qualifizierten Gruppen Zugang zu diesem Service zu gewähren, darf keine Gruppe Tagungsräume mehr als 60 Tage im Voraus reservieren und keine Gruppe darf einen Tagungsraum mehr als 12 Mal pro Jahr buchen 12 Monate Laufzeit.
9. Die Bibliothek übernimmt keine Verantwortung für die Sicherheit von Gegenständen, die in die Sitzungssäle eingebracht werden. Die Bibliothek stellt keine Aufbewahrung von Material oder Ausrüstung für eine Gruppe oder Organisation zur Verfügung.
10. Alkohol und Tabakprodukte, einschließlich Dampfen, sind im Tagungsraum nicht gestattet. Im Tagungsraum dürfen keine offenen Flammen, Kerzen oder Räucherstäbchen verwendet werden.
11. Weder der Name noch die Adresse der Parkland Community Library dürfen als Adresse oder Hauptsitz einer Gruppe oder Organisation verwendet werden.
12. Die Bibliothek behält sich das Recht vor, alle Materialien, die bei Meetings verteilt werden, zu überprüfen und alle auf dem Bibliotheksgelände angebrachten Beschilderungen zu genehmigen.
13. Der Tagungsraum muss von einem Erwachsenen (ab 18 Jahren) reserviert werden. Personen, die Kinder zu Versammlungen bringen, müssen die Verantwortung für ihre Fürsorge und ihr Verhalten übernehmen.
14. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zur Aussetzung der Versammlungsraumprivilegien einer Gruppe führen.
15. Im Falle einer Notstornierung muss die Bibliothek mindestens 1 Stunde vor der Reservierung benachrichtigt werden.
16. An Wänden, Decken, Böden, Möbeln oder verschiebbaren Raumteilern darf nichts befestigt werden.
17. Die Telefon- und E-Mail-Adressen der Bibliothek dürfen nicht in Werbung für das Treffen aufgenommen werden, es sei denn, das Programm wird von der Bibliothek mitgesponsert.
Raumeinrichtung
Das Bibliothekspersonal ist nicht für die Raumeinrichtung oder das Umstellen von Möbeln oder Geräten vor einer Besprechung verantwortlich. Die Organisationen sind für die Einrichtung des Raums verantwortlich und müssen den Raum nach Abschluss des Meetings wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen. Eine Nichteinhaltung kann zur Aussetzung der Konferenzraumprivilegien einer Gruppe führen. Tische und Stühle sind vorhanden.
Verfügbare Ausrüstung
Zu den verfügbaren Geräten, die zum Zeitpunkt der Bewerbung angefordert werden können, gehören Smart TV/Chromecast, Podium und Mikrofon.
Geschultes Bibliothekspersonal leistet, wenn es im Gebäude ist, grundlegende Hilfestellung bei der Verwendung von bibliothekseigenen Geräten. Wenn kein Personal verfügbar ist, stellt die Bibliothek einfache schriftliche Anweisungen für die Verwendung der Geräte zur Verfügung.
Die Nutzung des Besprechungsraums ist abhängig von der Annahme der Besprechungsraumrichtlinie der Bibliothek.
Die Mietgebühren für Tagungsräume beinhalten die Nutzung der Räume bis zu 4 Stunden oder bis 30 Minuten vor Schließung der Bibliothek, je nachdem, was zuerst eintritt.
Gemeinnützige und/oder gemeinnützige Organisationen:
Dazu gehören gemeinnützige und/oder gemeinnützige Gemeinschaftsgruppen, die Besprechungsräume mieten möchten, um Besprechungen, Veranstaltungen und/oder Aktivitäten ihrer eigenen Organisation durchzuführen, die möglicherweise öffentlich zugänglich sind oder nicht und möglicherweise unterstützt werden der Auftrag der Bibliothek.
Tagungsraum – Maximalbelegung – 60 Personen – 20.00 $.
Auf diese Gebühr kann nach Ermessen der Parkland Community Library verzichtet werden. Die Anmietung von Besprechungsräumen muss spätestens 30 Minuten vor der geplanten Schließzeit der Bibliothek für diesen Tag enden, damit das Bibliothekspersonal Zeit hat, die Besprechungsräume für Aktivitäten am nächsten Tag vorzubereiten. Die Zahlung der Mietgebühr muss dem unterschriebenen Antrag beiliegen oder ein Kreditkartenbeleg der Leihstelle muss Ihrem Antrag beigefügt werden.
Vermietungsorganisationen sind für alle Schäden verantwortlich, die an Böden, Wänden oder Geräten entstehen, und es werden ihnen die vollen Reparatur- oder Ersatzgebühren in Rechnung gestellt. Die Bibliothek behält sich das Recht vor, eine Gebühr zu erheben, wenn Einrichtungen gereinigt werden müssen. Es steht kein Betreuungsdienst zur Verfügung. Vor oder nach dem Meeting ist keine Aufbewahrung von Gegenständen der Organisation möglich.
Bewerbung & Versicherung
Die folgenden Aussagen gelten für alle Organisationen, die Besprechungsräume mieten.
Ein unterschriebenes Reservierungsformular für Besprechungsräume muss ausgefüllt und spätestens 7 Tage vor der Besprechung eingereicht werden. Reservierungen können nicht garantiert werden, wenn Formulare später als 7 Tage im Voraus eintreffen.
Das Antragsformular muss von einem bevollmächtigten Vertreter der Gruppe unterschrieben werden, der an der Sitzung teilnehmen soll und für das Verhalten der Sitzungsteilnehmer und für etwaige Schäden verantwortlich ist.
Jede Bewerbung wird geprüft und die Kontaktperson erhält eine Bestätigung.
Die Besprechungsräume gelten nicht als geplant, bis die Bestätigung gesendet wird.
Gemeinnützige Unternehmen müssen eine angemessene Versicherung für Personen- und Sachschäden abschließen.
Aus dem Versicherungszertifikat muss hervorgehen, dass die Parkland Community Library und South Whitehall Township als zusätzliche Versicherte in der Police aufgeführt sind, und es muss eine Freistellungserklärung des Präsentators enthalten sein. Es werden keine Ausnahmen gemacht.
Bewerbungen können in der Bibliothek abgegeben, per Post oder per E-Mail an gesendet werden jackd@parklandlibrary.org