Utiliser la politique
OBJET
La bibliothèque communautaire de Parkland maintient un espace de salle de réunion à l'usage des organisations à but non lucratif et des groupes communautaires lorsque cet espace n'est pas utilisé pour des programmes parrainés par la bibliothèque.
La bibliothèque approuve les principes adoptés par l'American Library Association dans le Library Bill of Rights concernant l'utilisation des salles de réunion, qui stipule que « les bibliothèques qui maintiennent des salles de réunion, des espaces d'exposition ou d'autres installations ouvertes au public doivent les rendre disponibles sur un pied d'égalité pour tous. personnes, quelles que soient leurs croyances ou leurs affiliations ».
L'autorisation d'utiliser une salle de réunion ne constitue pas une approbation par la bibliothèque des positions ou des convictions d'un groupe ou d'une organisation.
Pour toute demande, envoyez un e-mail : meetingroom@parklandlibrary.org
Adopté le 4/27/2023
Politique
La bibliothèque communautaire de Parkland met son espace à la disposition de tous les groupes qualifiés sous réserve des règlements ci-dessous :
Toutes les réunions doivent être gratuites et ouvertes au public
Le personnel de la bibliothèque doit avoir un accès illimité à la salle en tout temps. Aucun frais, cotisation ou don ne peut être facturé ou sollicité pour un programme.
La salle de réunion ne peut être utilisée à des fins commerciales et/ou lucratives.
Les programmes parrainés par la bibliothèque ont priorité sur toutes les autres réservations de salles de réunion. La bibliothèque se réserve le droit d'annuler les réservations de salles de réunion à tout moment en cas de conflit avec un programme parrainé par la bibliothèque. Dans ces cas, l'organisation sera contactée. La bibliothèque n'est pas responsable d'informer les membres du groupe des annulations ou d'annoncer un changement dans l'horaire des salles de réunion.
Les programmes ne doivent pas perturber l'utilisation de la bibliothèque par d'autres. Toutes les personnes utilisant la salle de réunion sont soumises au code de conduite de la bibliothèque.
Tous les groupes utilisant la salle de réunion doivent la laisser dans un état propre et ordonné et sont responsables des dommages causés aux biens de la bibliothèque. La bibliothèque facturera le groupe ou l'organisation si un service d'entretien ménager ou d'entretien est nécessaire. Les frais minimums seront de 25 $.
Des rafraîchissements légers peuvent être servis. L'organisation est responsable de fournir tous les ustensiles et équipements et sera responsable du nettoyage immédiat de la salle de réunion et de la cuisine.
Les salles doivent être libérées 30 minutes avant la fermeture de la bibliothèque.
Afin d'encourager l'utilisation de ses salles de réunion pour divers événements et de permettre à tous les groupes qualifiés d'accéder à ce service, aucun groupe ne peut réserver des salles de réunion plus de 60 jours à l'avance, et aucun groupe ne peut réserver une salle de réunion plus de 12 fois dans un 12 -période de mois.
La bibliothèque n'assume aucune responsabilité quant à la sécurité des objets apportés dans les salles de réunion. La bibliothèque ne fournira pas de stockage de matériel ou d'équipement pour un groupe ou une organisation.
L'alcool et les produits du tabac, y compris le vapotage, ne sont pas autorisés dans la salle de réunion. Aucune flamme nue, bougie ou encens ne peut être utilisé dans la salle de réunion.
Ni le nom ni l'adresse de la bibliothèque communautaire de Parkland ne peuvent être utilisés comme adresse ou siège social d'un groupe ou d'une organisation.
La bibliothèque se réserve le droit d'examiner tout le matériel distribué lors des réunions et d'approuver toute signalisation à afficher sur la propriété de la bibliothèque.
La salle de réunion doit être réservée par un adulte (18 ans ou plus). Les personnes qui amènent des enfants aux réunions doivent assumer la responsabilité de leurs soins et de leur comportement.
Le non-respect de ces règlements peut entraîner la suspension des privilèges des salles de réunion d'un groupe.
En cas d'annulation urgente, la bibliothèque doit être prévenue au moins 1 heure avant la réservation.
Rien ne doit être fixé aux murs, au plafond, au sol, aux meubles ou aux cloisons coulissantes.
Les adresses de téléphone et de courriel de la bibliothèque ne doivent être incluses dans aucune publicité annonçant la réunion à moins que le programme ne soit coparrainé par la bibliothèque.
Aucun jeu de hasard ou d'argent sous quelque forme que ce soit n'est autorisé, à moins qu'il ne s'agisse d'une activité de collecte de fonds parrainée par la bibliothèque.
Le directeur peut de temps à autre promulguer des règles et règlements pour l'horaire et l'utilisation des salles de réunion de la bibliothèque.
Des exceptions spéciales à la politique peuvent être envisagées par le conseil d'administration.
Configuration de la salle
Le personnel de la bibliothèque ne sera pas responsable de l'aménagement de la salle ou du réaménagement du mobilier ou de l'équipement avant une réunion. Les organisations seront responsables de l'aménagement de la salle et devront remettre la salle dans son état d'origine à la fin de la réunion. Le non-respect peut entraîner la suspension des privilèges d'accès à la salle de réunion d'un groupe. Des tables et des chaises sont fournies.
Équipement disponible
L'équipement disponible qui peut être demandé au moment de la demande comprend Smart TV/Chromecast, Podium et Microphone.
Le personnel qualifié de la bibliothèque, lorsqu'il se trouve dans le bâtiment, fournira une assistance de base avec l'équipement appartenant à la bibliothèque. Si le personnel n'est pas disponible, la bibliothèque fournira des instructions écrites simples pour l'utilisation de l'équipement.
L'utilisation de la salle de réunion dépend de l'acceptation de la politique de salle de réunion de la bibliothèque.
Les frais de location de salle de réunion incluent l'utilisation de la ou des salles jusqu'à 4 heures ou jusqu'à 30 minutes avant la fermeture de la bibliothèque, selon la première éventualité.
Salle de réunion – Occupation maximale – 60 personnes – 20.00 $.
Ces frais peuvent être annulés à la discrétion de la bibliothèque communautaire de Parkland. La location des salles de réunion doit se terminer au plus tard 30 minutes avant l'heure de fermeture prévue de la bibliothèque pour ce jour afin de permettre au personnel de la bibliothèque de préparer les salles de réunion pour les activités du lendemain. Le paiement des frais de location doit accompagner la demande signée ou un reçu de carte de crédit du bureau de prêt doit être joint à votre demande.
Les organismes de location sont responsables de tout dommage subi au sol, aux murs ou à l'équipement et se verront facturer l'intégralité des frais de réparation ou de remplacement. La bibliothèque se réserve le droit de facturer des frais si les installations doivent être nettoyées. Aucun service de garde n'est disponible. Aucun stockage des éléments de l'organisation n'est disponible avant ou après la réunion.
Demande et assurance
Les déclarations suivantes s'appliquent à toutes les organisations qui louent des salles de réunion.
Un formulaire de réservation de salle de réunion signé doit être rempli et soumis au plus tard 7 jours avant la réunion. Les réservations ne peuvent être garanties si les formulaires arrivent plus de 7 jours à l'avance.
Le formulaire de demande doit être signé par un représentant autorisé du groupe qui assistera à la réunion et sera responsable de la conduite des participants à la réunion et de tout dommage.
Chaque demande sera examinée et la personne-ressource recevra une confirmation.
Les salles de réunion ne seront pas considérées comme programmées tant que la confirmation n'aura pas été envoyée.
Les entreprises à but non lucratif doivent fournir une assurance adéquate pour les blessures corporelles et les dommages matériels.
Le certificat d'assurance doit indiquer que la bibliothèque communautaire de Parkland et le canton de South Whitehall sont nommés comme assurés supplémentaires sur la police et inclure un accord de non-responsabilité du présentateur. Aucune exception ne sera faite.
Les demandes peuvent être déposées à la bibliothèque, postées ou envoyées par courriel à meetingroom@parklandlibrary.org