Utiliser la politique
Objectif
Le but des salles de réunion de la bibliothèque communautaire Parkland (la « bibliothèque ») est de fournir un espace pour les programmes et événements de la bibliothèque et de remplir le rôle de la bibliothèque en tant que centre communautaire où le public peut assister à des événements informatifs, éducatifs et culturels, et défendre les principes de la liberté intellectuelle en offrant un forum pour le libre échange d’idées.
La bibliothèque approuve les principes adoptés par l'American Library Association dans la Déclaration des droits des bibliothèques concernant l'utilisation des salles de réunion : « Les bibliothèques qui maintiennent des salles de réunion, des espaces d'exposition ou d'autres installations ouvertes au public devraient les mettre à la disposition de tous dans des conditions égales. personnes, quelles que soient leurs croyances ou leurs affiliations.
L'autorisation d'utiliser une salle de réunion ne constitue pas une approbation par la bibliothèque des positions ou des convictions d'un groupe ou d'une organisation.
Pour toute demande, envoyez un e-mail : meetingroom@parklandlibrary.org
Adopté le 4/27/2023
Politique
La bibliothèque met son espace à la disposition, sur un pied d'égalité, de tous les groupes qualifiés, sous réserve des règles et règlements suivants :
Toutes les réunions doivent être gratuites et ouvertes au public et ne peuvent pas limiter ou restreindre la participation en fonction de la race, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, du sexe, de l'âge, du handicap ou de toute autre classe protégée en vertu des lois locales, étatiques et fédérales applicables.
Le personnel de la bibliothèque aura toujours un accès illimité à la salle de réunion. Aucun frais, cotisation ou don ne peut être facturé ou sollicité pour un programme.
La salle de réunion ne peut être utilisée à des fins commerciales et/ou lucratives.
Les programmes sponsorisés par la bibliothèque ont la priorité sur toutes les autres réservations de salles de réunion. La bibliothèque se réserve le droit d'annuler les réservations de salles de réunion à tout moment en cas de conflit avec un programme parrainé par la bibliothèque. Dans ces cas, l'Organisation sera contactée. La bibliothèque n'est pas responsable d'informer les membres du groupe des annulations ou d'annoncer un changement dans l'horaire des salles de réunion.
Les programmes ne doivent pas perturber l'utilisation de la bibliothèque par d'autres. Toutes les personnes utilisant la salle de réunion sont soumises au code de conduite de la bibliothèque.
Tous les groupes utilisant la salle de réunion doivent la laisser dans un état propre et ordonné et sont responsables des dommages causés aux biens de la bibliothèque. La bibliothèque facturera au groupe ou à l'organisation si un service de ménage ou d'entretien est nécessaire. Les frais minimum seront de 25 $.
Des rafraîchissements légers peuvent être servis. L'Organisation est responsable de fournir tous les ustensiles et équipements et sera responsable du nettoyage immédiat de la salle de réunion et de la cuisine.
Les salles doivent être libérées 30 minutes avant la fermeture de la bibliothèque.
Afin d'encourager l'utilisation de ses salles de réunion pour des événements divers et de donner accès à ce service à tous les groupes qualifiés, aucun groupe ne peut réserver de salles de réunion plus de 60 jours à l'avance, et aucun groupe ne peut réserver une salle de réunion plus de 12 fois au cours d'une période glissante. Période de 12 mois.
La bibliothèque n'assume aucune responsabilité quant à la sécurité des objets apportés dans les salles de réunion. La bibliothèque ne fournira pas d'entreposage de matériel ou d'équipement pour un groupe ou une organisation. L'alcool et les produits du tabac, y compris le vapotage, ne sont pas autorisés dans la salle de réunion. Aucune flamme nue, bougie ou encens ne peut être utilisé dans la salle de réunion.
Ni le nom ni l'adresse de la bibliothèque ne peuvent être utilisés comme adresse ou siège social d'un groupe ou d'une organisation.
La bibliothèque se réserve le droit d'examiner tout le matériel distribué lors des réunions et d'approuver toute signalisation à afficher sur la propriété de la bibliothèque.
La salle de réunion doit être réservée par un adulte (18 ans ou plus). Les personnes qui amènent des enfants aux réunions doivent assumer la responsabilité de leurs soins et de leur comportement.
Le non-respect de ces règlements peut entraîner la suspension des privilèges des salles de réunion d'un groupe.
En cas d'annulation urgente, la bibliothèque doit être prévenue au moins 1 heure avant la réservation.
Rien ne peut être fixé aux murs, au plafond, au sol, aux meubles ou aux cloisons coulissantes. Les adresses de téléphone et de courrier électronique de la bibliothèque ne doivent être incluses dans aucune publicité annonçant la réunion, à moins que le programme ne soit co-parrainé par la bibliothèque.
Aucun jeu de hasard ou jeu d’argent sous quelque forme que ce soit n’est autorisé, sauf s’il s’agit d’une activité de collecte de fonds parrainée par la bibliothèque.
Le directeur peut, à sa seule discrétion, promulguer de temps à autre des règles et règlements supplémentaires pour la planification et l'utilisation des salles de réunion de la bibliothèque.
Des exceptions spéciales à la politique peuvent être envisagées ou instituées par le conseil d'administration de la bibliothèque à tout moment.
Toute organisation ou individu utilisant la salle de réunion doit remplir la demande de salle de réunion et la renonciation dans laquelle l'organisation reconnaît et accepte de défendre, d'indemniser et de dégager de toute responsabilité la bibliothèque communautaire de Parkland et tous les autres renonciataires, tels que définis dans la demande de salle de réunion et la renonciation contre toutes les pertes, dommages, responsabilités, déficiences, réclamations, actions, jugements, règlements, intérêts, récompenses, pénalités, amendes, coûts ou dépenses de quelque nature que ce soit, y compris les honoraires raisonnables d'avocat, les honoraires, les coûts liés à l'application de tout droit à indemnisation en vertu de la présente police, et les frais de poursuite contre tout fournisseur d'assurance (les « réclamations ») découlant de ou résultant de toute réclamation d'un tiers liée à l'utilisation par l'Organisation de
la salle de réunion.
Configuration de la salle
Le personnel de la bibliothèque ne sera pas responsable de l'aménagement de la salle ni de la réorganisation du mobilier ou de l'équipement avant une réunion. L'organisation sera responsable de l'aménagement de la salle et devra remettre la salle dans son état initial après la réunion. Le non-respect de cette règle peut entraîner la suspension des privilèges de salle de réunion d'un groupe. Des tables et des chaises sont fournies.
Équipement disponible
L'équipement disponible qui peut être demandé au moment de la candidature comprend Smart TV/Chromecast, Podium et Microphone. Le personnel qualifié de la bibliothèque, lorsqu'il se trouvera dans le bâtiment, fournira une assistance de base avec l'équipement appartenant à la bibliothèque. Si le personnel n’est pas disponible, la bibliothèque fournira des instructions écrites simples sur l’utilisation du matériel.
L'utilisation de la salle de réunion dépend de l'acceptation de la politique de salle de réunion de la bibliothèque.
Barème des frais
Les frais de location de salle de réunion incluent l'utilisation de la ou des salles jusqu'à 4 heures ou jusqu'à 30 minutes avant la fermeture de la bibliothèque, selon la première éventualité.
Salle de réunion – Occupation maximale – 60 personnes – 20.00 $ Le directeur de la bibliothèque a le pouvoir discrétionnaire de renoncer aux frais ou d'augmenter les frais à sa seule discrétion.
La location des salles de réunion doit se terminer au plus tard 30 minutes avant l'heure de fermeture prévue de la bibliothèque pour ce jour-là afin de permettre au personnel de la bibliothèque de préparer les salles de réunion pour les activités du lendemain.
Le paiement des frais de location doit accompagner la demande signée, ou un reçu de carte de crédit du bureau de prêt doit être joint à votre demande.
Les organismes de location sont responsables de tout dommage subi au sol, aux murs ou à l'équipement et se verront facturer l'intégralité des frais de réparation ou de remplacement. La bibliothèque se réserve le droit de facturer des frais si les installations doivent être nettoyées. Aucun service de garde n'est disponible. Aucun stockage des objets de l'Organisation n'est disponible avant ou après la réunion.
Demande et assurance
Les déclarations suivantes s'appliquent à toutes les organisations qui louent des salles de réunion.
Une demande de salle de réunion et un formulaire de renonciation signés doivent être remplis et soumis au plus tard 7 jours avant la réunion. Les réservations ne peuvent pas être garanties.
La demande de salle de réunion et le formulaire de renonciation doivent être signés par un représentant autorisé de l'organisation qui assistera à la réunion et sera responsable de la conduite des participants à la réunion et de tout dommage.
Chaque candidature sera examinée et la personne contact recevra une confirmation quant à la disponibilité d'une salle de réunion.
Les salles de réunion ne seront pas considérées comme programmées tant que la confirmation n'aura pas été envoyée.
Adopté le 3/23/2023
Révisé et approuvé le 1/25/2024