Gebruik beleid
Doel
Het doel van de vergaderzalen in de Parkland Community Library (de “Bibliotheek”) is om ruimte te bieden voor bibliotheekprogramma’s en evenementen en om de rol van de bibliotheek als gemeenschapscentrum te vervullen waar het publiek informatieve, educatieve en culturele evenementen kan bijwonen, en het verdedigen van de principes van intellectuele vrijheid door een forum te bieden voor de vrije uitwisseling van ideeën.
De bibliotheek onderschrijft de principes die zijn aangenomen door de American Library Association in de Library Bill of Rights met betrekking tot het gebruik van vergaderruimten, waarin staat: “Bibliotheken die vergaderruimten, tentoonstellingsruimten of andere voor het publiek toegankelijke faciliteiten onderhouden, moeten deze onder gelijke voorwaarden voor iedereen beschikbaar stellen. personen, ongeacht hun geloofsovertuiging of voorkeuren.”
Autorisatie voor het gebruik van een vergaderruimte betekent niet dat de bibliotheek de standpunten of overtuigingen van een groep of organisatie onderschrijft.
Voor vragen mail naar: meetingroom@parklandlibrary.org
Vastgesteld op 4-27-2023
Beleid
De bibliotheek stelt haar ruimte onder gelijke voorwaarden ter beschikking aan alle gekwalificeerde groepen, met inachtneming van de volgende regels en voorschriften:
Alle bijeenkomsten moeten gratis en open zijn voor het publiek en mogen de deelname niet beperken of beperken op basis van ras, huidskleur, nationale afkomst, religie, geslacht, leeftijd, handicap of enige andere beschermde klasse onder de toepasselijke lokale, staats- en federale wetgeving.
Bibliotheekpersoneel heeft altijd onbeperkte toegang tot de vergaderruimte. Er mogen voor geen enkel programma kosten, contributies of donaties in rekening worden gebracht of gevraagd.
De vergaderruimte mag niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden en/of voor winstoogmerk.
Door de bibliotheek gesponsorde programma's hebben voorrang op alle andere reserveringen voor vergaderruimtes. De bibliotheek behoudt zich het recht voor om reserveringen voor vergaderruimten op elk moment te annuleren in geval van conflict met een door de bibliotheek gesponsord programma. In deze gevallen wordt contact opgenomen met de organisatie. De bibliotheek is niet verantwoordelijk voor het op de hoogte stellen van groepsleden van annuleringen of het adverteren van een wijziging in het vergaderruimterooster.
Programma's mogen het gebruik van de bibliotheek door anderen niet verstoren. Alle personen die gebruik maken van de vergaderruimte zijn onderworpen aan de gedragscode van de bibliotheek.
Van alle groepen die gebruik maken van de vergaderruimte wordt verwacht dat zij deze in een schone en ordelijke staat achterlaten en zijn zij verantwoordelijk voor schade aan eigendommen van de Bibliotheek. Indien schoonmaak- of onderhoudsdiensten nodig zijn, brengt de bibliotheek kosten in rekening bij de groep of organisatie. Het minimumbedrag bedraagt $ 25.
Er kunnen lichte versnaperingen worden geserveerd. De Organisatie is verantwoordelijk voor het leveren van alle keukengerei en apparatuur en is verantwoordelijk voor het onmiddellijk opruimen van de vergaderruimte en de keuken.
De zalen moeten 30 minuten voor sluitingstijd van de bibliotheek leeg zijn.
Om het gebruik van de vergaderruimten voor diverse evenementen aan te moedigen en alle gekwalificeerde groepen toegang te geven tot deze dienst, mag geen enkele groep vergaderruimten meer dan 60 dagen van tevoren reserveren, en mag geen enkele groep een vergaderruimte meer dan twaalf keer in een doorlopende periode boeken. Periode van 12 maanden.
De bibliotheek aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor de veiligheid van spullen die de vergaderzalen worden binnengebracht. De bibliotheek biedt geen opslagruimte voor materiaal of apparatuur voor een groep of organisatie. Alcohol- en tabaksproducten, inclusief vapen, zijn niet toegestaan in de vergaderruimte. In de vergaderruimte mogen geen open vuur, kaarsen of wierook worden gebruikt.
Noch de naam, noch het adres van de bibliotheek mag worden gebruikt als adres of hoofdkantoor van een groep of organisatie.
De bibliotheek behoudt zich het recht voor om al het materiaal dat tijdens vergaderingen wordt uitgedeeld te beoordelen en eventuele bewegwijzering op het bibliotheekterrein goed te keuren.
De vergaderruimte dient gereserveerd te worden door een volwassene (18 jaar of ouder). Personen die kinderen naar bijeenkomsten brengen, moeten de verantwoordelijkheid op zich nemen voor hun zorg en gedrag.
Het niet naleven van deze regels kan leiden tot de schorsing van de vergaderruimteprivileges van een groep.
Bij dringende annuleringen moet de bibliotheek minstens 1 uur voor de reservering op de hoogte worden gebracht.
Er mag niets aan de muren, het plafond, de vloer, het meubilair of de schuifdeuren worden bevestigd. De telefoon- en e-mailadressen van de bibliotheek mogen niet worden opgenomen in publiciteit waarin reclame wordt gemaakt voor de bijeenkomst, tenzij het programma mede wordt gesponsord door de bibliotheek.
Er zijn geen kansspelen of gokken in welke vorm dan ook toegestaan, tenzij het een door de Bibliotheek gesponsorde fondsenwervende activiteit betreft.
De directeur kan, naar eigen goeddunken, van tijd tot tijd aanvullende regels en voorschriften uitvaardigen voor de planning en het gebruik van vergaderruimten in de bibliotheek.
Bijzondere uitzonderingen op het beleid kunnen te allen tijde door de Raad van Bestuur van de Bibliotheek worden overwogen of ingesteld.
Elke organisatie of persoon die de vergaderruimte gebruikt, moet de Meeting Room Application and Waiver invullen, waarin de Organisatie erkent en ermee instemt de Parkland Community Library en alle andere Releasees, zoals gedefinieerd in de Meeting Room Application and Waiver, te verdedigen, schadeloos te stellen en te vrijwaren tegen alle verliezen, schade, aansprakelijkheden, tekortkomingen, claims, acties, vonnissen, schikkingen, rente, toekenningen, sancties, boetes, kosten of uitgaven van welke aard dan ook, inclusief redelijke advocatenhonoraria, erelonen en de kosten voor het afdwingen van enig recht op schadevergoeding onder deze Polis, en de kosten voor het nastreven van verzekeringsmaatschappijen (de “Claims”) die voortvloeien uit of voortvloeien uit een claim van een derde partij met betrekking tot het gebruik van de Organisatie door
de vergaderruimte.
Kameropstelling
Het bibliotheekpersoneel is niet verantwoordelijk voor het inrichten van de ruimte of het herschikken van meubilair of apparatuur voorafgaand aan een vergadering. De organisatie is verantwoordelijk voor de zaalinrichting en moet na de bijeenkomst de zaal terugbrengen in de oorspronkelijke opstelling. Het niet naleven hiervan kan resulteren in de opschorting van de vergaderruimterechten van een groep. Er zijn tafels en stoelen aanwezig.
Beschikbare apparatuur
Beschikbare apparatuur die op het moment van aanmelding kan worden aangevraagd, omvat Smart TV/Chromecast, Podium en Microfoon. Opgeleid bibliotheekpersoneel zal in het gebouw basishulp verlenen met apparatuur die eigendom is van de bibliotheek. Als er geen personeel beschikbaar is, zorgt de bibliotheek voor eenvoudige schriftelijke instructies voor het gebruik van de apparatuur.
Het gebruik van de vergaderruimte is afhankelijk van het accepteren van het vergaderruimtebeleid van de bibliotheek.
Fee schema
Bij de huur van vergaderzalen is het gebruik van de zaal(s) inbegrepen voor maximaal 4 uur of tot 30 minuten voordat de bibliotheek sluit, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.
Vergaderruimte – Maximale bezetting – 60 personen – $20.00 De bibliotheekdirecteur kan naar eigen goeddunken afzien van de vergoeding of deze verhogen.
De huur van vergaderruimten moet uiterlijk 30 minuten vóór de geplande sluitingstijd van de bibliotheek voor die dag eindigen, zodat het bibliotheekpersoneel de tijd heeft om de vergaderruimten voor te bereiden op de activiteiten van de volgende dag.
Bij de ondertekende aanvraag dient de betaling van de huursom te worden gevoegd, of bij de aanvraag dient een creditcardbewijs van de uitleenbalie te worden gevoegd.
Verhuurorganisaties zijn verantwoordelijk voor eventuele schade aan de vloer, muren of apparatuur en er worden volledige reparatie- of vervangingskosten in rekening gebracht. De bibliotheek behoudt zich het recht voor om kosten in rekening te brengen als de faciliteiten moeten worden schoongemaakt. Er is geen bewaarservice beschikbaar. Voor of na de vergadering is er geen opslag van de spullen van de Organisatie mogelijk.
Aanvraag en verzekering
Onderstaande uitspraken gelden voor alle organisaties die vergaderruimte huren.
Een ondertekend aanvraag- en ontheffingsformulier voor een vergaderruimte moet uiterlijk 7 dagen vóór de vergadering worden ingevuld en ingediend. Reserveringen kunnen niet worden gegarandeerd.
Het Aanvraag- en Ontheffingsformulier voor de vergaderruimte moet worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de Organisatie, die de vergadering zal bijwonen en verantwoordelijk is voor het gedrag van de deelnemers aan de vergadering en voor eventuele schade.
Elke aanvraag wordt beoordeeld en de contactpersoon ontvangt een bevestiging van de beschikbaarheid van een vergaderruimte.
De vergaderruimten worden pas als ingepland beschouwd als er een bevestiging is verzonden.
Aangenomen op 3-23-2023
Herzien en goedgekeurd op 1-25-2024