Política de Uso
Propósito
O objetivo das salas de reuniões da Biblioteca Comunitária de Parkland (a “Biblioteca”) é fornecer espaço para programas e eventos da biblioteca e cumprir o papel da biblioteca como um centro comunitário onde o público pode participar de eventos informativos, educacionais e culturais, e defender os princípios da liberdade intelectual, proporcionando um fórum para a livre troca de ideias.
A biblioteca endossa os princípios adotados pela American Library Association na Library Bill of Rights em relação ao uso de salas de reuniões, afirmando: “As bibliotecas que mantêm salas de reuniões, espaços para exposições ou outras instalações abertas ao público devem disponibilizá-los em condições iguais para todos pessoas, independentemente de suas crenças ou afiliações”.
A autorização para usar uma sala de reunião não constitui um endosso pela biblioteca das posições ou crenças de um grupo ou organização.
Para consultas, e-mail: Meetingroom@parklandlibrary.org
Adotado em 4/27/2023
Política
A biblioteca disponibiliza o seu espaço em igualdade de condições a todos os grupos habilitados, sujeitas às seguintes normas e regulamentos:
Todas as reuniões devem ser gratuitas e abertas ao público e não podem limitar ou restringir a participação com base em raça, cor, origem nacional, religião, sexo, idade, deficiência ou qualquer outra classe protegida pelas leis locais, estaduais e federais aplicáveis.
Os funcionários da biblioteca terão sempre acesso irrestrito à sala de reuniões. Nenhuma taxa, taxa ou doação pode ser cobrada ou solicitada para qualquer programa.
A sala de reuniões não pode ser utilizada para fins comerciais e/ou lucrativos.
Os programas patrocinados pela biblioteca têm prioridade sobre todas as outras reservas de salas de reunião. A biblioteca reserva-se o direito de cancelar reservas de salas de reunião a qualquer momento em caso de conflito com um programa patrocinado pela Biblioteca. Nestes casos, a Organização será contactada. A biblioteca não é responsável por notificar os membros do grupo sobre cancelamentos ou anunciar alterações no horário da sala de reuniões.
Os programas não podem interromper o uso da biblioteca por outras pessoas. Todas as pessoas que usam a sala de reuniões estão sujeitas ao código de conduta da biblioteca.
Espera-se que todos os grupos que utilizem a sala de reuniões a deixem em condições limpas e ordenadas e sejam responsáveis por danos à propriedade da Biblioteca. A biblioteca cobrará do grupo ou organização se for necessário serviço de limpeza ou manutenção. A cobrança mínima será de US$ 25.
Podem ser servidas bebidas leves. A Organização é responsável pelo fornecimento de todos os utensílios e equipamentos e será responsável pela limpeza imediata da sala de reuniões e da zona da cozinha.
As salas devem ser desocupadas 30 minutos antes do fechamento da biblioteca.
Para incentivar a utilização das suas salas de reuniões para eventos diversos e para dar a todos os grupos qualificados acesso a este serviço, nenhum grupo poderá reservar salas de reuniões com mais de 60 dias de antecedência, e nenhum grupo poderá reservar uma sala de reuniões mais de 12 vezes em qualquer período consecutivo. Período de 12 meses.
A biblioteca não assumirá responsabilidade pela segurança dos itens trazidos para as salas de reunião. A biblioteca não fornecerá armazenamento de material ou equipamento para um grupo ou organização. Álcool e produtos de tabaco, incluindo vaporização, não são permitidos na sala de reuniões. Não é permitido usar chamas abertas, velas ou incenso na sala de reuniões.
Nem o nome nem o endereço da biblioteca podem ser usados como endereço ou sede de um grupo ou organização.
A biblioteca reserva-se o direito de revisar todo o material distribuído nas reuniões e aprovar qualquer sinalização a ser exibida na propriedade da biblioteca.
A sala de reunião deve ser reservada por um adulto (maior de 18 anos). As pessoas que trazem crianças para as reuniões devem assumir a responsabilidade por seus cuidados e comportamento.
O não cumprimento desses regulamentos pode resultar na suspensão dos privilégios de sala de reunião de um grupo.
Em casos de cancelamentos emergenciais, a biblioteca deverá ser avisada com pelo menos 1 hora de antecedência da reserva.
Nada pode ser fixado nas paredes, teto, piso, móveis ou divisórias deslizantes. Os endereços de telefone e e-mail da biblioteca não devem ser incluídos em qualquer publicidade que anuncie a reunião, a menos que o programa seja co-patrocinado pela biblioteca.
Não são permitidos jogos de azar ou apostas de qualquer forma, a menos que sejam atividades de arrecadação de fundos patrocinadas pela Biblioteca.
O Diretor poderá, a seu exclusivo critério, promulgar de tempos em tempos regras e regulamentos adicionais para o agendamento e uso das salas de reuniões da Biblioteca.
Exceções especiais à política podem ser consideradas ou instituídas pelo Conselho de Administração da Biblioteca a qualquer momento.
Qualquer organização ou indivíduo que utilize a sala de reuniões deverá preencher o Formulário de Solicitação e Isenção de Sala de Reunião, no qual a Organização deverá reconhecer e concordar em defender, indenizar e isentar de responsabilidade a Biblioteca Comunitária de Parkland e todos os outros Liberados, conforme definido no Requerimento e Isenção de Sala de Reunião contra todas e quaisquer perdas, danos, responsabilidades, deficiências, reivindicações, ações, julgamentos, acordos, juros, prêmios, penalidades, multas, custos ou despesas de qualquer tipo, incluindo honorários advocatícios razoáveis, honorários, custos de fazer cumprir qualquer direito a indenização sob esta Apólice, e o custo de processar quaisquer provedores de seguros (as “Reclamações”) decorrentes ou resultantes de qualquer reclamação de terceiros relacionada ao uso de
a sala de reuniões.
Configuração da sala
A equipe da biblioteca não será responsável pela configuração da sala ou pela reorganização de móveis ou equipamentos antes de uma reunião. A organização será responsável pela arrumação da sala e deverá devolver a sala à disposição original após a reunião. O não cumprimento poderá resultar na suspensão dos privilégios de sala de reunião de um grupo. Mesas e cadeiras são fornecidas.
Equipamento disponível
Os equipamentos disponíveis que podem ser solicitados no momento da inscrição incluem Smart TV/Chromecast, Podium e Microfone. Funcionários treinados da Biblioteca, quando estiverem no prédio, fornecerão assistência básica com equipamentos de propriedade da biblioteca. Se não houver pessoal disponível, a biblioteca fornecerá instruções escritas simples para o uso do equipamento.
O uso da sala de reunião depende da aceitação da política de sala de reunião da biblioteca.
Tabela de Taxas
As taxas de aluguel da sala de reunião incluem o uso da(s) sala(s) por até 4 horas ou até 30 minutos antes do fechamento da biblioteca, o que ocorrer primeiro.
Sala de Reuniões – Ocupação Máxima – 60 pessoas – $20.00 O diretor da Biblioteca tem o poder de isentar a taxa ou aumentá-la a critério exclusivo do Diretor da Biblioteca.
O aluguel das salas de reuniões deve terminar no máximo 30 minutos antes do horário de fechamento programado da biblioteca para aquele dia, para permitir que os funcionários da Biblioteca tenham tempo de preparar as salas de reuniões para as atividades do dia seguinte.
O pagamento da taxa de aluguel deve acompanhar a solicitação assinada, ou um recibo de cartão de crédito do balcão de circulação deve ser anexado à sua solicitação.
As locadoras são responsáveis por quaisquer danos sofridos no piso, nas paredes ou no equipamento e serão cobradas taxas integrais de reparo ou substituição. A biblioteca reserva-se o direito de cobrar uma taxa caso as instalações precisem ser limpas. Nenhum serviço de custódia está disponível. Nenhum armazenamento dos itens da Organização está disponível antes ou depois da reunião.
Aplicação e Seguro
As declarações a seguir se aplicam a todas as organizações que alugam espaço de sala de reunião.
Um Formulário de Solicitação e Isenção para Sala de Reunião assinado precisa ser preenchido e enviado no máximo 7 dias antes da reunião. As reservas não podem ser garantidas.
O Formulário de Solicitação e Isenção para Sala de Reunião deverá ser assinado por um representante autorizado da Organização que deverá comparecer à reunião e será responsável pela conduta dos participantes da reunião e por quaisquer danos.
Cada inscrição será analisada e a pessoa de contato receberá a confirmação da disponibilidade de uma sala de reunião.
As salas de reunião não serão consideradas agendadas até que a confirmação seja enviada.
Adotado em 3/23/2023
Revisado e aprovado em 1/25/2024